Księgowość w Start-upie

Do obowiązków każdego przedsiębiorcy należy prawidłowe prowadzenie dokumentacji księgowej lub zlecenie prowadzenia księgowości na zewnątrz. Rozpoczynając swoją przygodę z całą biurokracją związaną z prowadzeniem firmy, byłem porządnie przestraszony ogromem spraw, które trzeba było załatwić na samym starcie, nie mówiąc o tym, co trzeba robić na bieżąco. Pomoc zewnętrznego biura księgowego wydała się niezbędna. Na dodatek nie zaczynałem od jednoosobowej działalności tak jak większość osób, tylko od razu zakładałem spółkę z o.o., a tu – jak się można domyślić – „księgowości” jest o wiele więcej.

Jak tylko uda Ci się zarejestrować firmę, czy to w KRS-ie (np. spółka z o.o.), czy w CEIDG (np. jednoosobowa działalność gospodarcza), w Twojej skrzynce pocztowej (te prawdziwej – fizycznej) pojawi się przynajmniej kilka ofert biur rachunkowych. Koszty prowadzenia rachunkowości różnią się od rodzaju prowadzonej działalności, liczby faktur do rozliczenia, liczby pracowników itp. W przypadku spółki z o.o., z niewielką liczbą faktur i 1 pracownikiem trzeba liczyć się z wydatkiem minimum 500 zł, zaś w przypadku jednoosobowej działalności kwota ta jest o wiele niższa i wynosi około 100-200 zł.

Warto dobrze zastanowić się na wyborem biura, bo za każdy błąd popełniony przy rozliczaniu się z fiskusem czy ZUS-em odpowiada bezpośrednio przedsiębiorca, a nie biuro księgowe. Dopiero później przedsiębiorca może domagać się odszkodowania od biura księgowego. Jeszcze raz, aby podkreślić: państwo będzie ścigać Was, przedsiębiorców, a dopiero potem Wy możecie ścigać swoje biuro księgowe. Warto więc w umowie o prowadzenie rachunkowości mieć zapis (i zazwyczaj takie zapisy są), że biuro bierze całkowitą odpowiedzialność za swoje działania. Dobrze jest też, gdy takie biuro ma wykupione ubezpieczenie, wtedy wszyscy są w miarę spokojni i bez obaw można zająć się rozwojem firmy.

Współpraca z biurem jest bardzo prosta. Jeżeli udzielisz pełnomocnictwa do składania dokumentów w Twoim/firmy imieniu – do czego oczywiście zachęcam – to jedyne, co musisz zrobić, to dostarczyć wszystkie faktury + wyciąg z konta w z góry ustalonym terminie, np. wszystkie dokumenty z jednego miesiąca, trzeba dostarczyć do biura do 5. dnia kolejnego miesiąca.  W odpowiedzi otrzymasz wykaz kwot, które musisz przelać na konta urzędów – o ile księgowość nie będzie miała dostępu do Twojego konta w banku. I to by było na tyle. Pozostałe dokumenty: PIT-y, deklaracje VAT, ZUS załatwia za Ciebie biuro, a Ty możesz spokojnie zająć się swoim biznesem. Tak właśnie wygląda to w przypadku mojej spółki SavingCloud.

Biuro księgowe przez Internet

W wypadku niektórych działalności (np. jednoosobowej działalności gospodarczej) istnieje możliwość, skorzystania z tzw. księgowości przez internet. Termin ten jest jednak nadużywany przez firmy świadczące dwa całkowicie różne rodzaje usług.

#1 księgowość przez internet – programy do rozliczania

Pierwszy rodzaj usług opisywany w ten sposób to programy służące do prowadzenia księgowości, które pozwolą wprowadzić Ci wszystkie dokumenty, wyliczą za Ciebie wszystkie potrzebne sumy i pozwolą na wydrukowanie odpowiednich formularzy, ale wszystkie zgłoszenia do Urzędu Skarbowego i ZUS-u musisz zrobić sam. To znaczy musisz te formularze wydrukować i wysłać do urzędów w odpowiednim terminie. Przykładem takiej usługi jest np. wfirma.pl. Koszt takiej usługi waha się w granicach 30-50 zł/m-c.

#1 księgowość przez internet – biuro rachunkowe przez Internet

Drugi rodzaj usług określany mianem „księgowości przez internet” to prawdziwe biuro rachunkowe, które traktuje Internet jako podstawowy kanał komunikacji z klientem. Takie biuro działa na zasadach standardowego biura rachunkowego, a dodatkowo udostępnia swoim klientom system do wymiany dokumentów, fakturowania i ciągłego monitoringu całej dokumentacji księgowej.  Przykładem takiej usługi jest inFakt.pl (który również może funkcjonować w formie #1). Koszt usług księgowych jest dokładnie w taki sam, jak w przypadku zwykłego biura rachunkowego – od 100 do 200 zł / m-c.

Moją działalność gospodarczą obsługuje własnie inFakt. Jestem ich klientem od ponad 3 miesięcy i bardzo, ale to bardzo chwalę sobie tę współpracę. Wybrałem pakiet „All Inclusive – Skany dokumentów” , w którym wysyłam zeskanowane dokumenty za poprzedni miesiąc do 5. dnia kolejnego miesiąca. inFakt kontaktuje się w moim imieniu z Urzędem Skarbowym oraz ZUS-em, a ja w systemie mam podgląd wszystkich bieżących informacji. Do dyspozycji mamy też aplikację mobilną, dzięki której można szybko wyszukać lub stworzyć nową fakturę.

Podsumowanie

Księgowość wydaje się dużym wyzwaniem dla początkującego przedsiębiorcy. Ilość dokumentów, którymi należy się zająć przy prowadzeniu własnej firmy, może nie raz przyprawić o ból głowy. Na szczęście  z pomocą przychodzą biura rachunkowe, niektóre nawet działające przez Internet, które pomogą nam wypełnić i złożyć prawie każdy dokument. Korzystajmy z usług biur rachunkowych i miejmy więcej czasu na faktyczne prowadzenie własnej firmy!

  • Jarek

    Wspomnieć warto także o offline’owych aplikacjach do księgowości np. Mała Księgowość (Rzeczpospolita) – można dostać za cenę wydania (przy odrobinie szczęścia) lub kupić licencję na roczne aktualizacje za 39 pln (netto). Ja polecam.

  • Magda

    Są również biura rachunkowe takie, jak to bookkeeping warsaw które posiadają platformy online do wystawiania faktur. Bardzo przydatna rzecz. Pozdrawiam