3 rzeczy, o których zapomniałeś w swoim Biznesplanie

Ponad 1,5 roku temu planowałem na papierze swój pierwszy poważny biznes. Chciałem skorzystać z dotacji unijnej dla nowych innowacyjnych firm – tak bardzo nielubiane działanie POIG 8.1 Innowacyjna Gospodarka. Wraz z wymaganą dokumentacją należało złożyć szczegółowy biznesplan. “Co za problem taki stworzyć?”, pomyślałem… Usiadłem i w ciągu kilku dni wyliczyłem wszystko, co będzie mi potrzebne. Papier przyjmie wszystko, przyjął też mój biznesplan na 700 000 zł. Dotację dostałem i teraz pluję sobie w brodę… bo o wielu rzeczach najzwyczajniej zapomniałem.

Aby było wszystko jasne – kilka słów wstępu. Biznesplan (przez PARP zwany harmonogramem rzeczowo-finansowym) to dokument, który w projekcie unijnym bardzo, ale to bardzo trudno zmienić. W wielu przypadkach jest to wręcz niemożliwe. Minęło kilka rund finansowania przez Unię, aby przedsiębiorcy nauczyli się “odpowiednio” tworzyć ów harmonogram. Należało w nim wpisywać pozycje jak najbardziej ogólnie, ale nie zbyt ogólnie, bo wtedy urzędnik wniosek odrzuci. Jeśli wpisałeś, że kupisz komputer “Apple model ABC”, to taki masz kupić i już. Koniec i kropka. Tworzenie nowych pozycji w biznesplanie jest niemożliwe. Nawet jeśli zaoszczędziłeś 1000 zł na kupnie komputera (zakładałeś w biznesplanie 5000 zł, a wydałeś 4000 zł), to unia nie pozwoli Ci wydać tych oszczędności na nic innego, niż to, co jest w harmonogramie. Tyle tytułem wstępu. Podsumowując: nie możesz o niczym zapomnieć.

A o czym mogłeś zapomnieć? Listę podzieliłem na 3 kategorii:

Promocja
Założyłeś pewnie budżet na reklamę, AdWordsy i promocję na Facebooku. A pomyślałeś o systemie newsletterowym, np. FreshMail (~100 zł/m-c przy 2.5k odbioroców). To narzędzie jest tak niezbędne jak Google Analytics. Co z wysyłką wiadomości do mediów? Zacznij korzystać z Prowly (~ 129 zł/m-c). Twój produkt kwalifikuje się na targi? Odłóż od 1000 do 2000 zł na swoje stoisko (za jedno wydarzenie). A skoro już przy targach jesteśmy, to wypadałoby się dobrze zaprezentować: rollup (~300 zł), ulotki (~200 zł za 500 sztuk), może jakieś gadżety: torba bawełniana (~3 zł za sztukę, przy 300 sztukach).

Usługi prawnicze i notarialne, opłaty skarbowe
Założenie jednosobowej działalności jest łatwe i darmowe, ale powołanie spółki z o.o. (popularniej wśród start-upów) to już niemały koszt. Akt notarialny (koszt uzależniony od kapitału spółki; przy minimalnych 5000 zł kapitału jest to ~200 zł + koszt odpisów, 6 zł/stronę + uwierzytelnienie podpisu 20 zł/podpis), opłata do Monitora Sądowego i wpis do KRS (1000 zł), opłata VAT (140 zł). Każda zmiana w KRS, np. w przypadku zmiany adresu, to kolejne 500 zł.

Jeśli będziesz świadczyć usługi online, przydałby Ci się profesjonalny regulamin (~1000 zł). Doradztwo prawne przy wielu pojawiających się kwestiach również może być niezbędne (~200 zł/h).

Consulting
Nie dasz rady wszystkich rzeczy zrobić wewnętrznie w start-upie. No chyba, że masz w zespole specjalistę z każdej dziedziny. Na początek może pomoc w User Experience (~3-4 tys zł), SEO na start (~1000 zł). Do tekstów na stronę albo do sponsorowanego artykułu przyda się dobry copywriter (~300 zł za 2500 znaków). Warto też wiedzieć, co mówią o Tobie użytkownicy (Brand24 od 19 zł/m-c), aby dobrze monitorować swoją markę.

Na pewno jest jeszcze coś, o czym zapomniałem…

Nie twierdzę, że powinieneś zaplanować wszystkie wymienione przeze mnie wydatki – część z nich wcale nie musi Ci być potrzebna. Chciałem Ci tylko powiedzieć, że musisz być przygotowany na dodatkowy, niespodziewany koszt. Każdego miesiąca zostaw w budżecie kwotę w wysokości do 10% wszystkich wydatków. Im więcej wydatków masz zaplanowanych, tym więcej niezaplanowanych może Ci się przydażyć, stąd te 10%. To bezpieczny bufor, który pozwoli załatać Ci niespodziewany koszt. A ten się zdarzy, uwierz mi… i warto być na niego gotowym.

  • Janusz Szczuchniak

    A dlaczego teraz „plujesz sobie w brodę”? Jeśli dostałeś 700 000 zł, to wydaje mi się, że jest to maksymalna kwota, o jaką można się było starać w ramach działania 8.1.

    Jeśli chcemy maksymalnie wykorzystać pomoc, jaką udziela nam UE w ramach swoich programów operacyjnych, to myślę że warto dokładnie przestudiować kategorie wydatków kwalifikowanych, czyli wydatków które będą mogły zostać dofinansowane ze środków unijnych. Można się zastanowić, czy realizacja naszego pomysłu nie będzie pociągała za sobą kosztów w przypadku każdej z tych kategorii.

    Mam jednak wrażenie, że jeśli wydajemy własne pieniądze podczas tworzenia startupu, to oglądamy każdą wydawaną złotówkę z obu stron przed oddaniem jej w obce ręce. Jeśli jednak znajdujemy takiego inwestora jak Unia Europejska, to czasem na siłę szukamy wydatków, a nie racjonalnie kupujemy to co jest niezbędne.

  • Czasami jest też tak, że w wyniku pomyłki we wniosku, lub zmiany planów rozwoju firmy (co w start-upach nie jest rzadkością), musisz kupić sprzęt który Ci nie jest potrzebny, tylko po to aby wypełnić odpowiednie wskazniki w projekcie unijnym.

  • Janusz Szczuchniak

    Myślę że zmiana planów rozwoju firmy w przypadku startup’ów nie tylko nie jest rzadkością, ale wręcz jest regułą.

    Emilia na blogu StartupWLiczbach.pl napisała ciekawy artykuł o przykładach zmiany modelu biznesowego: http://www.startupwliczbach.pl/2013/10/17/czy-warto-zmieniac-model-biznesowy/
    Swoją drogą to bardzo słabo, że dofinansowanie unijne podlega takim sztywnym zasadom. Ciekawe czy jest to dlatego, że obsługa tzw. CRów (czyli Change Request’ów) po stronie instytucji przyznających i rozliczających dofinansowanie byłaby dużo większa nić koszt np. wspomnianego przez Ciebie sprzętu, który okazał się jednak niepotrzebny?

    BTW: Bardzo interesujący blog. Całkiem niedawno na niego trafiłem. Zauważyłem że ciekawie zaczęło się robić na blogu od posta „Rzuciłem pracę w Samsungu”. Gratuluję i życzę powodzenia :)

  • Rynek mobile jest chyba zbyt dynamiczny na 2-3 letnie projekty bez elementarnej elastyczności kapitału. Założenia sprzed roku dzisiaj mogą być już nieaktualne, a mimo to trzeba wydać pieniądze, które mogłyby być efektywniej wykorzystane. Obserwuję Kwit od jakiegoś czasu i oczywiście Ci kibicuję. Sam pewnie niebawem przestawię się częściowo na zakupy spożywcze online :) Swoją drogą nie widzę logotypów POIG w aplikacji na Androidzie? Pytam, bo widzę, że nie ma w tej kwestii żadnych prawidłowości (jak na tradycyjnych stronach i portalach webowych), niektórzy dają, a inni nie.