Jak planować swój dzień w start-up’ie?

Praca w start-up’ie, to niekończąca się lista zadań, z którymi trzeba sobie na bieżąco radzić. Dobrze zorganizowany i zaplanowany dzień, jest zatem niezbędny w pracy każdego początkującego przedsiębiorcy. W tym wpisie, chciałbym podzielić się z Wam moim sposobem na zorganizowany dzień w start-up’ie.

Poszukując własnej techniki na produktywny dzień, korzystałem z wielu, pewnie i Wam znanych metod i narzędzi. GTD, Trello, aplikacje typu TODO. Nic do mnie nie trafiło, do niczego nie mogłem przysiąść na dłużej niż kilka dni, musiałem więc wypracować własny sposób na zaplanowanie zadań. Do tego celu użyłem dwóch rzeczy: papierowego notatnika oraz elektornicznego kalendarza. Moja własna metoda póki co bije ona na głowę wszystkie znalezione przeze mnie rozwiązania. Jest banalnie prosta, pozwala w łatwy sposób prześledzić to co udało się zrobić i zobaczyć to, co  jeszcze zostało do zrobienia.

Czemu papierowy notatnik?

Tu odpowiedź jest akurat prosta. Uwielbiam moment przekreślania lub odznaczania zadania. Daje to o wiele większą satysfakcję niż zaznaczenie checkboxa obok eletronicznego zadania. Po drugie, łatwo mogę kartkować notatnik i sprawdzić jak ostatnio sobie radziłem. Jestem tak stary, że przewracanie kartek robi na mnie większe wrażenie, niż swype lewo-prawo.

Czemu w ogóle zapisuje zadania?

To jest gra. Gra z samym sobą. Wyznaczasz sobie zadania, zapisujesz je i czujesz się wobec nich zobowiązany. Po drugie, zawsze wiesz co masz do zrobienia, nic nie ucieknie Ci z głowy, o niczym nie zapomnisz. Zawsze masz odpowiedź na pytanie: co powinienem teraz zrobić.

Zadanie czy spotkanie?

Zadania planuję w notatniku, spotkania w kalendarzu. Podział jest jasny i klarowny. Poniższy sposób opisuje  planowanie zadań, z planowaniem spotkań każdy powinien poradzić sobie już sam ;-)

Ok,  więc jak to działa…

Planowanie

Planuj tylko jeden dzień naprzód. Rób to albo wieczorem dnia poprzedzającego, albo z samego rana dnia który chcesz zaplanować. Ja zazwyczaj robię to rano, w kawiarni, w drodze do biura Kwit.pl lub jako pierwszą rzecz kiedy już się w nim znajdę.

1. Plan na każdy dzień rozpoczynamy od nagłówka z datą. Odkreślamy ciągłą linią wszystko co było wcześniej w notatniku i wstawiamy datę, np. “Poniedziałek, 2 grudnia 2013”. Jeśli ktoś chce śledzić swoje zadania w papierowym kalendarzu, to tą część ma już z głowy.

2. Wpisujemy zadania jakie chcemy wykonać w danym dniu. Ważne jest tu słowo ‘chcemy’. Wypisz zadania, po których wykonaniu będziesz się czuł dobrze, uznasz swój dzień za owocny, a resztę czasu będziesz mógł bez żadnych wyrzutów sumienia przeznaczyć na wypoczynek.

3. Przy każdym zadaniu postaw pusty kwadracik – taki nie zaznaczony checkbox. Możesz go wstawić przed zadaniem lub po nim, ważne aby był w jednej linij z zadaniem. Tu będziemy raportować stan wykonania tego zadania.

To tyle. Mamy już listę zadań do wykonania danego dnia, teraz wystarczy podwinąć rękawy i zabrać się do pracy.

Egzekucja

1. Zaczynamy realizować dowolne zadanie z listy. Wybieramy i staramy się je zrobić od początku do końca.

2. Jeśli zadanie udało się wykonać, stawiamy fistaszka w pustym kwadraciku i możemy zrobić sobie 5 minut przerwy. Gratulacje!

3. Jeśli z jakiś powodów nie jesteśmy w stanie ukończyć zadania, np. czekamy na odpowiedź na maila, lub jakąś decyzje od przełożonego i musimy przerwać wykonywanie zadania, to w kwadraciku wstawiamy kółko. W ten sposób oznaczamy, że zadanie zostało rozpoczęte ale nie ukończone. Przechodzimy do kolejnego zadania z listy.

4. Kiedy możemy dokończyć  zadanie, które uprzednio rozpoczęliśmy i przerwaliśmy, to nie robimy tego w chwili “zwolnienia blokady” czyli np. otrzymania odpowiedzi na pytanie, które nas blokowało. Kończymy zadanie nad którym aktualnie pracujemy, ale nie przerywamy go specjalnie aby dokończyć te poprzednie, i dopiero przy wyborze kolejnego zadania z listy, wybieramy te zawieszone. To nam pozwoli nie wypaść z transu i skupienia w którym jesteśmy pracując nad aktualnym zadaniem. Kiedy zadanie ukończymy, wstawiamy fistaszka w kółko, które wpisane jest już w kwadracik.

Weryfikacja

Na zakończenie dnia, patrzymy na naszą listę zadań. Widzimy zadania, które udało nam się ukończyć, widzimy te które rozpoczęliśmy, ale z jakiś powodów nie udało nam się ich zakończyć, i widzimy w końcu te, których w ogóle nie ruszyliśmy. W ten sposób widzimy jak produktywnie udało nam się spędzić dzień.

Planując kolejny dzień, patrzymy na listę z poprzednich dni. Zadania których nie wykonaliśmy (widać je dość dobrze – brak fistaszka), a chcemy wykonać w dniu aktualnie planowanym, przepisujemy na nową listę i stawiamy pusty kwadracik – nie ważne, czy zadanie uprzednio było rozpoczęte (oznaczone kółeczkiem) czy nie.

Cały proces powtarzamy od początku.

Podsumowanie

Powyższą metodę stosuję z powodzeniem od 3 lat – pracowało się jeszcze w Samsungu. Notatnik, zazwyczaj starcza mi na cały rok, wiec na święta jeden prezent mam już zawsze pewny jak w banku ;-) Często kartuje notatnik w tył i patrzę czy przypadkiem jakieś zadanie nie zostało odznaczone – parę razu zdarzyło się znaleźć zadanie, o którym całkowicie zapomniałem, a trzeba było je dawno temu wykonać – musicie być czujni.

Mam nadzieję, że powyższy sposób pomoże komuś usystematyzować dzień i być choć trochę bardziej produktywnym.

Macie jakieś własne sposobny za zorganizowanie dnia?

  • Kartka A4 na biurku i notatnik mieszczący się w każdej kieszeni – nic lepszego nasza cywilizacja nie wymyśliła. Ważne, aby notatnik mieć zawsze i wszędzie. Jako dodatek kalendarz Google i koniec. Wszystkie inne aplikacje czy programy wymagają nadmiernej uwagi i być może przyzwyczajenia, na które nie mam czasu ani ochoty ;)

  • Gość

    Ja wolę zadania przekreślać pojedynczą linią. I to najlepiej czerwonym kolorem.

    Przydałby się notatko-kalendarz :P
    Z przodu notatnik z tyłu kalendarz.

  • Ja w zasadzie używam tylko Trello + trochę technik GTD. Kartka też jest w miarę dobra, ale jednak wolę mieć wszystko w wersji elektronicznej;)

  • Małgorzata Wojciechowska

    Ja zawsze noszę przy sobie notatnik i sięsprawdza. Zapisuje tam wszystko co musze zapamietac zeby zrobic. Lepiej zapisac niz musiec pamiętać.

    http://www.kaminskadorota.pl